PANDUAN PERATURAN KEWANGAN MASJID

(NEGERI PULAU PINANG)

1.

PENDAHULUAN

Pengurusan Kewangan masjid dapat dibahagikan kepada empat bahagian iaitu:

I.

Pungutan (Hasil dan Terimaan)

II.

Pembelian dan Pembayaran

III.

Pengurusan Harta

IV.

Laporan

Untuk menentukan keempat-empat bahagian ini dilaksanakan dengan teratur dan kemas, maka panduan yang dihuraikan di dalam peraturan ini hendaklah diikuti setakat mana yang berkaitan.

Bendahari/Pegawai yang bertanggungjawab terhadap kerja-kerja kewangan bagi masjid-masjid hendaklah meneliti peraturan ini dan sebarang keraguan mengenainya bolehlah dirujuk kepada Jabatan Hal Ehwal Agama Islam Pulau Pinang (Unit Pentadbiran dan Kewangan) untuk penjelasan dan keputusan.

2.

PERKARA-PERKARA AM

2.1.

Senarai istilah yang digunakan dalam peraturan ini adalah seperti berikut:

“Jawatankuasa” adalah Jawatankuasa Masjid yang dipilih/dilantik bagi tempoh yang tertentu.

“Bendahari” adalah Bendahari Masjid yang dilantik/dipilih bagi mengendalikan pengurusan kewangan masjid.

“Pegawai-Pegawai Masjid” adalah termasuk Imam, Bilal yang dilantik/dipilih untuk membantu kerja-kerja pentadbiran masjid atau pun mereka yang diberi kuasa untuk menjalankan tugas-tugas kewangan masjid.

“Panjar Runcit” adalah sejumlah wang tunai yang didahulukan kepada Bendahari untuk membuat pembelian/pembayaran runcit yang mana nilai pegangannya bagi sesuatu masa tidak melebihi RM200.00

2.2.

Tanggungjawab Jawatankuasa dan Bendahari

Adalah menjadi tanggungjawab Jawatankuasa dan Bendahari bagi menentukan segala pengurusan kewangan masjid dijalankan dengan teratur dan kemaskini.  Ini termasuklah semua rekod-rekod perakaunan yang diselenggarakan oleh masjid berlaku sebagaimana yang diperuntukkan di dalam peraturan kewangan ini.

3.

I.  PENGURUSAN HASIL TERIMAAN

PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN HASIL TERIMAAN

3.1.

Kuasa Memungut

Hanya Bendahari atau pegawai lain yang diberi kuasa sahaja dibenarkan memungut atau menerima wang bagi pihak masjid.

3.2.

Kuasa hendaklah diberi dengan cara bertulis bagi tempoh tertentu oleh Jawatankuasa Masjid kepada Bendahari/Pegawai seperti contoh di Lampiran A.

3.3.

Contoh tandatangan Bendahari/Pegawai yang diberi kuasa hendaklah diperolehi dan disimpan untuk tujuan rekod.

4.

PERCETAKAN RESIT

4.1.

Hanya Jawatankuasa boleh membenarkan percetakan resit untuk masjid.  Resit yang dicetak mestilah menurut nombor siri.  Bendahari hendaklah memberitahu keperluan resit kepada Jawatankuasa supaya resit dapat dicetak.

4.2.

Setiap resit hendaklah dicetak dalam 2 salinan, iaitu salinan asal dan salinan pejabat (masjid).

5.

KAWALAN RESIT

5.1.

Buku-buku resit yang diterima daripada pencetak hendaklah disemak untuk menentukan ketepatan bilangan sebelum dimasukkan ke dalam Buku Daftar Kawalan Resit.  Sebarang kecacatan hendaklah dikembalikan kepada pencetak bersama-sama dengan penerangan mengenainya.

5.2.

Buku-buku resit yang diterima hendaklah disimpan di tempat yang selamat (peti besi atau kabinet keluli berkunci).

5.3.

Buku-buku resit hendaklah disusun mengikut nombor siri supaya mudah disemak atau diperolehi.

5.4.

Suatu Daftar Kawalan Resit hendaklah disediakan yang mengandungi maklumat-maklumat seperti contoh di Lampiran B.

5.5.

Buku-buku resit hendaklah dicatat ke dalam daftar tersebut satu persatu mengikut nombor sirinya.  Setiap keluaran yang dibuat hendaklah juga dicatat.

5.6.

Jika berlaku pertukaran Bendahari maka kedua-dua pegawai yang mengambil alih dan yang menyerahkan tugas di kehendaki menandatanganinya didalam Kawalan Resit.

6.

PENGELUARAN RESIT

6.1.

Resit hendaklah dikeluarkan pada masa urusan dibuat bagi setiap pungutan atau terimaan.

6.2.

Pengeluaran resit hendaklah mengikut nombor siri dan karbon dua muka hendaklah digunakan. Contoh Resit adalah seperti di Lampiran C.

6.3.

Bayaran atau pungutan boleh diterima dengan wang tunai atau cek.  Mata wang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran tetapi boleh diterima jika ianya merupakan derma yang dimasukkan dalam peti/kotak di masjid.

6.4.

Peti/kotak derma hendaklah dibuka di hadapan sekurang-kurangnya 3 orang pegawai masjid, salah seorangnya terdiri daripada Bendahari.  Resit hendaklah juga dikeluarkan bagi kutipan sedemikan.

6.5.

Sekiranya cek diterima, maka pastikan cek itu dikeluarkan di atas nama Bendahari dan hendaklah dipalangkan.  Nombor cek hendaklah dicatatkan dalam resit yang dikeluarkan.

6.6.

Resit hendaklah dikeluarkan juga sekiranya bayaran atau pungutan/derma diterima melalui pos. 

6.7.

Resit tidak boleh dipindah atau dimusnahkan.  Jika berlaku kesilapan atau kerosakan maka ianya hendaklah dibatalkan dan dibiarkan tinggal di dalam bukunya dan satu resit yang baru hendaklah dikeluarkan.

6.8.

Semua resit hendaklah digunakan.  Jangan tinggal resit yang kosong di dalam sesebuah buku resit apabila menggunakan buku resit baru.

6.9.

Resit hendaklah dicatatkan satu persatu ke dalam Buku Tunai setiap kali pungutan atau terimaan berlaku.  Catatan ke dalam Buku Tunai hendaklah mengikut jenis hasil atau terimaan.  Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam Buku Tunai adalah seperti di Lampiran D.

7.

URUSAN BANK

7.1.

Segala wang pungutan/terimaan hendaklah dimasukkan terus ke dalam bank apabila:

(i)                wang tunai melebihi RM300.00

(ii)              jumlah pungutan (cek, wang pos dan kiriman wang) melebihi RM500.00.

7.2.

Walau bagaimanapun pada akhir bulan semua pungutan, tidak kira jumlahnya hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari bekerja yang terakhir dalam bulan itu.

7.3.

Slip bayar-masuk hendaklah digunakan untuk memasukkan wang ke dalam bank seperti di Lampiran E.

7.4.

Setelah wang dimasukkan ke dalam bank, catatan nombor resit bank hendaklah dibuat ke dalam Buku Tunai.

7.5.

Semua slip bayar-masuk bank hendaklah disimpan oleh Bendahari sehingga segala urusan mengenai bayaran/pungutan bagi bulan itu selesai diperiksa dan disahkan oleh Juruaudit atau selepas disahkan dalam Mesyuarat Agong.

II.  PENGURUSAN PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

8.

PERATURAN MENGENAI PEMBELIAN

Perkara Am

(i)

Tertakluk kepada peraturan-peraturan ini, Jawatankuasa Qaryah dan Bendahari bolehlah melakukan pembelian.  Pembelian yang dimaksudkan di sini termasuklah pembelian barang-barang, kerja-kerja dan perkhidmatan.

(ii)

Adalah menjadi tanggungjawab Jawatankuasa serta Bendahari untuk menentukan bahawa sebarang pembelian untuk institusi masjid adalah paling menguntungkan dari segi harga, kualiti, kuantiti dan untuk apa barang itu digunakan dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

9.

PEMBELIAN RUNCIT

Jawatankuasa Qaryah boleh membenarkan bendahari memegang sejumlah wang sebanyak RM200.00 atau amaun yang difikirkan munasabah, sebagai PANJAR RUNCIT, bertujuan untuk perbelanjaan runcit.  Pembelian dengan menggunakan wang  ini tidak memerlukan kebenaran Jawatankuasa tetapi Bendahari perlulah mendapatkan resit pembeliannya sebagai bukti pembayaran dan disimpan untuk rekod.

10.

PERATURAN-PERATURAN BAYARAN

10.1.

Jawatankuasa Masjid boleh membenarkan Bendahari melakukan perbelanjaan dan bayaran.  Adalah menjadi tanggugjawab Bendahari untuk menentukan betulnya sesuatu bayaran itu.

10.2.

Seseorang pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan dibuat tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi amaun yang dibelanjakan itu.

11.

PENYEDIAAN BAUCER

11.1.

Baucer hendaklah disediakan bagi setiap bayaran yang dibuat, contoh baucer ialah seperti di Lampiran G.

11.2.

Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen lain daripada yang dikembarkan padanya.

12.

KELULUSAN BAYARAN

12.1.

Baucer yang kurang daripada RM500.00 memerlukan satu tandatangan sahaja iaitu Bendahari atau mana-mana ahli Jawatankuasa Masjid yang diberi kuasa.

12.2.

Baucer yang bernilai RM500.00 atau lebih bagi satu pembayaran hendaklah diluluskan oleh Pengerusi dalam Mesyuarat Jawatankuasa.  Baucer berkenaan perlu juga ditandatangani bersama oleh Bendahari dan Pengerusi.

13.

PERAKUAN PEGAWAI PEMBAYAR

Pegawai yang membenarkan pembayaran hendaklah berpuas hati bahawa:

(i)                Bayaran itu tidak melebihi wang yang ada dalam simpanan masjid,

(ii)              Segala maklumat mengenai pembayaran itu adalah benar dan betul.

14.

PENGENDALIAN CEK

14.1.

Buku Cek hendaklah diperiksa dengan serta merta apabila diterima daripada bank untuk menentukan tiada sesuatu cek yang hilang atau kurang.  Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan oleh Bendahari atau Pegawai yang diwakilkan untuk menjaga urusan akaun bank dan hendaklah membuat pengesahan di belakang kaunterfoil terakhir bahawa pemeriksaan itu telah dibuat serta menurunkan tandatangan dan tarikh pemeriksaan itu dibuat.

14.2.

Mana-mana buku cek yang tidak dikeluarkan untuk digunakan hendaklah disimpan dalam peti besi atau kabinet keluli yang kuncinya  dipegang oleh Bendahari atau pegawai yang diwakilkan.

14.3.

Semua cek yang dikeluarkan mestilah dicop ”Laku dalam tempoh enam bulan dari tarikh”. Mana-mana cek yang tidak diserah dalam tempoh tersebut hendaklah dianggap sebagai batal dan amaun bagi cek tersebut diselaraskan kembali ke dalam akaun.

14.4.

Sekiranya ada tuntutan dibuat selepas tarikh tersebut, satu cek baru hendaklah dikeluarkan dengan menyediakan baucer yang baru dan mencatatkan nombor cek yang dibatalkan sebagai kuasa pembayaran (ganti cek).

14.5.

Cek hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa iaitu Bendahari dan seorang Ahli Jawatankuasa bagi cek yang bernilai kurang dari RM500.00 dan bagi cek yang bernilai RM500.00 dan lebih hendaklah ditandatangani oleh Bendahari dan dua orang Ahli Jawatankuasa termasuk Pengerusinya.

14.6.

Semua cek yang dikeluarkan hendaklah dipalangkan.

14.7.

Mana-mana cek yang dilaporkan hilang oleh si penerima dan tempoh lakunya belum lagi luput maka adalah menjadi tanggungjawab Bendahari atau pegawai yang diberi kuasa, untuk melaporkan perkara itu kepada bank berkenaan supaya satu tindakan untuk menghalang pembayaran cek tersebut dibuat serta merta.

14.8.

Cek yang hilang itu boleh digantikan hanya selepas tindakan untuk memberhentikan bayaran oleh bank disahkan secara bertulis oleh pihak bank itu sendiri.

III.  PENGURUSAN HARTA

15.

PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN HARTA

15.1.

Harta masjid adalah dibahagikan kepada 4 bahagian iaitu:

(i)                Perabot

(ii)              Alatulis dan Peralatan Pejabat

(iii)            Barang-Barang Eletrik/Elektronik

(iv)            Peralatan Dapur

15.2.

Sebuah daftar hendaklah diselenggarakan bagi merekod kesemua barang-barang yang dibeli atau diterima oleh pihak Masjid.  Maklumat-maklumat yang lengkap hendaklah ditunjukkan di dalam rekod tersebut supaya mudah dirujuk apabila perlu.  Contoh di Lampiran I bolehlah digunakan untuk tujuan ini.

15.3.

Barang-barang masjid, khususnya perabot dan peralatan letrik hendaklah ditandakan dengan nombor kod/rujukan untuk mudah dikesan dan juga mengelakkan daripada tersalah ambil oleh mana-mana pihak.

15.4.

Jika sesuatu barang yang kekal itu berpindah tempat, hal sedemikian hendaklah dicatat ke dalam buku daftar.

15.5.

Harta-harta masjid hendaklah disemak sekurang-kurangnya sekali dalam setahun oleh Jawatankuasa atau wakilnya yang dilantik.  Tandatangan pegawai yang menyemak hendaklah dturunkan ke dalam daftar serta dicatatkan tarikh penyemakannya. (Lampiran J)

15.6.

Bagi harta-harta yang tidak boleh guna kerana rosak, usang atau pecah, maka Bendahari/Pegawai hendaklah menyenaraikan barang-barang berkenaan dan memberitahu Jawatankuasa supaya barang-barang itu dilupuskan mengikut cara yang paling sesuai.  Catatan pelupusan hendaklah dibuat ke dalam buku daftar.

15.7.

Satu perakuan menyerah/mengambil alih hendaklah dibuat apabila berlaku pertukaran Bendahari/Pegawai Daftar Harta Masjid hendaklah juga ditantangani untuk tujuan ini.

IV.  LAPORAN

16.

MENYELENGGARA BUKU TUNAI

Bendahari yang diberi kuasa untuk membuat perbelanjaan dan bayaran adalah dikehendaki menyelenggarakan satu Buku Tunai yang menunjukkan maklumat-maklumat berikut:

(i)                Tarikh

(ii)              Butir-butir Penerimaan Bayaran

(iii)            Tujuan Bayaran

(iv)            Amaun yang dibayar

(v)              No. Baucer dan No. Cek.

Contoh adalah seperti di Lampiran D.

17.

PENYESUAIAN BANK

17.1.

Masjid-masjid yang menyenggara Akaun Semasa di mana-mana bank adalah dikehendaki mendapatkan Penyata Bank setiap bulan.  Penyata ini hendaklah dibandingkan dengan Buku Tunai.  Jika terdapat sebarang perbezaan di antara baki bank dengan baki Buku Tunai maka satu Penyata Penyesuaian hendaklah disediakan untuk menjelaskan perbezaan itu. (Lampiran F)

17.2.

Bendahari adalah dikehendaki menandatangani Penyata Penyesuaian ini dan dikepilkan bersama-sama Laporan Bulanan.

18.

LAPORAN BULANAN

18.1.

Satu laporan bulanan yang menunjukkan pungutan/terimaan dan perbelanjaan dalam bentuk yang jelas hendaklah disediakan.

18.2.

Laporan ini hendaklah disediakan oleh Bendahari dan ditandatangani serta disokong dengan dokumen-dokumen di mana yang perlu.

18.3.

Adalah menjadi tugas dan tanggunggjawab Pemeriksa Kira-Kira menyemak dan mengesahkan laporan ini.

18.4.

Laporan Bulanan ini hendaklah dikemukakan untuk perhatian Jawatankuasa Qaryah setiap bulan. Laporan ini hendaklah disertakan bersama dengan Buku Tunai (Lampiran D) dan  Penyata Penyesuaian Bank (Lampiran F).

18.5.

Jawatankuasa Qaryah berhak mendapatkan apa-apa maklumat lanjut atau keterangan yang lengkap mengenai akaun pungutan/terimaan serta perbelanjaan apabila perlu.

19.

LAPORAN TAHUNAN

Laporan Tahunan hendaklah disediakan setelah berakhir tahun kewangan tiap-tiap tahun iaitu pada 31 Disember.  Laporan ini hendaklah disiapkan selewat-lewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya dan dikemukakan kepada Pemeriksa Kira-Kira untuk pengesahan.  Laporan Tahunan hendaklah disertakan bersama Buku Tunai (Lampiran D) dan  Penyata Penyesuaian Bank (Lampiran F). Contoh Laporan Tahunan seperti di Lampiran H.

20.

PERATURAN-PERATURAN LAIN

Bagi tujuan kawalan, masjid-masjid adalah dibenarkan mengadakan peraturan-peraturan sendiri dan juga dokumen-dokumen tambahan serta lejer-lejer sampingan jika perlu, selaras dengan Peraturan-Peraturan Kewangan masjid ini.

Dengan ini saya mewakilkan kuasa kepada:-

Nama

:

No. Kad Pengenalan

:

Jawatan

:

Tempat Bertugas

:

Untuk mengutip segala hasil/terimaan masjid dan menandatangani resit pungutan berkuatkuasa dari tarikh surat ini dikeluarkan sehingga ianya dibatalkan kelak atau secara otomatik apabila tuan meninggalkan jawatan yang dipegang.

Tarikh Kuatkuasa:

                   t.t.

(Nama :                                           )

Pengerusi,

Masjid :

TERIMA

KELUAR

Tarikh

Diterima

Daripada siapa No. Baucer dan banyak

nya

Tiap-tiap buku hendaklah dimasukkan berasingan

Tarikh dikeluar

kan

Kepada

siapa dikeluar

kan

T/tangan penerima

Baki buku yang dbelum digunakan dalam stok

catatan

Nombor Permulaan

Nombor Akhir

Tarikh

Perkara

No. Resit

Amaun

RM

Derma

Tabung Jumaat

Hibah

Tarikh

No.

Baucer

No

Cek

Amaun

RM

Letrik

Air

Pembaikan Masjid

TARIKH BAYARAN

BUTIR-BUTIR PEMBAYARAN

JUMLAH (RM)

JUMLAH

Dengan ini saya akui bahawa perkara di atas telah disempurnakan dan bayaran yang dikenakan berjumlah

Ringgit Malaysia: ________________________________________adalah betul dan benar.

Disahkan:

Pembayar:

Penerima:

1.

____________________

Pengerusi

(atau)

3.

_________________

Bendahari

Diterima wang tunai/Cek RM20.00 Cek No...........

4.

Nama: ____________________

K/P: ______________________

2.

_____________________

Setiausaha

Tandatangan: ____________________

Tarikh: _____________

Kami telah memeriksa Penyata Kewangan di atas, kami dapati semua kira-kira yang ditunjukkan adalah betuL

..................................................

BENDAHARI

...................................................

PEMERIKSA KIRA-KIRA

.......................................................

PEMERIKSA KIRA-KKIRA

Tarikh

Rujukan

Derma/Beli/Rosak

Bilangan

Catatan

Terima

Keluar

Baki

Tarikh dan masa pemeriksaan

Nama Pegawai yg wang tunainya dll diperiksa

Amaun Wang

Harga Setem

Perihal barang-barang berharga

Hasil Pemeriksaan

Tandatangan dan Jawatan Pegawai pemeriksa

(A.P. Lebih dari satu Pemeriksaan boleh ditunjukkan dalam satu muka surat)

Gunakan satu garis berlainan bagi wang tunai, setem dan barang-barang berharga

”Betul”’ ”kurang daripada”, ”lebih daripada”. Jika dalam keadaan luar biasa, keterangan—keterangan lanjut hendaklah diberi dalam ruangan “Hasil Pemeriksaan”’